Tout d’abord, pour rédiger correctement une lettre formelle comme une lettre de démission ou encore une lettre de motivation, il faudra prendre en compte un certain nombre d’élément.
Le destinataire, un élément clé
En effet, il est important de savoir à qui on s’adresse. Le destinataire est un élément essentiel car il permettra au mieux de savoir comment s’exprimer. Le destinataire est une personnalité importante ? Un patron ? Un service de relation client ? Il ne faut donc pas oublier que cet élément est la base pour rédiger un courrier formel.
Le sujet, un point fondamental
Le sujet est un élément clé pour permettre de définir l’objet d’une lettre. Le courrier à rédiger concerne le suivi d’un dossier ? Est-ce une candidature spontanée ? Une demande d’information ? Une démission ? Un préavis ? Il est donc primordial de bien réfléchir sur le sujet qu’il va falloir aborder dans une lettre.
Le plus important, le résultat
Il faut bien prendre en compte le thème du sujet et la réponse qui est attendue en employant de bonne formule de politesse. Il est essentiel de bien structurer une lettre afin que le lecteur puisse trouver agréable la lecture.
Ce qu’il ne faut surtout pas oublier d’inclure
- Ses cordonnées personnelles
- Les cordonnées du destinataire
- Formule d’appel (Madame, Monsieur) / Formule de politesse
- Le lieu et la date de rédaction
Un piège à également éviter concerne deux paronymes (à l’intention de / à l’attention de). Les paronymes, qu’est-ce que c’est ? Les paronymes sont des mots qui n’ont pas le même sens mais leurs formes et leurs orthographes se ressemblent fortement. Une méthode efficace permet de faire facilement la différence entre ses deux expressions. Il faut retenir qu’ « à l’attention de », s’emploi pour une personne qui va prêter attention à ce courrier alors qu’ « à l’intention de », s’emploie en l’honneur d’une personne.
De plus, il faut choisir la formule de politesse adaptée (utilisez le site https://www.formuledepolitesse.fr/ qui les référence). Une multitude de formule est possible. Il ne faut pas non plus en faire trop, il faut savoir rester neutre tout en étant courtois. À savoir que les expressions telles que « Cordialement » ou « bien à vous » sont en généralement employés dans des e-mails.
Pour finir, il faut impérativement penser à se relire afin de vérifier qu’il n’est pas de faute d’orthographe. Enfin, une lettre sera terminé une fois que le nom et la signature seront inscrits.
En prenant compte de tous ces éléments, il sera donc possible d’écrire une lettre formelle.
Comment envoyer la lettre ?
Après l’étape de la rédaction, il s’agit d’envoyer la lettre. Celle ci sera à envoyer en pièces jointes ou à mettre sur le cloud puis d’y insérer le lien dans le corps du message. Le corps du message peut être simple du fait qu’une lettre détaillée y est associée. Mais le message du mail doit tout de même comporter toutes les classiques de la politesse. Donc commencer par Bonjour ou Cher selon le destinataire puis de terminer par une formule de politesse. Si la lettre formelle est envoyée par courrier alors vous n’aurez pas besoin d’y joindre un lettre en plus de présentation.
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